Les bénévoles peuvent être amenés à engager des frais sur leurs propres deniers pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, de timbres-poste, etc.).

Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l’association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais. Mais, il peut également préférer en faire un don à l’association et bénéficier ainsi de la réduction d’impôt sur le revenu via un reçu de don (si l’association est éligible à ce dispositif fiscal).

Qui est considéré comme bénévole ?

Un bénévole est une personne qui participe au fonctionnement et aux activités d’une association gratuitement  : il accorde de son temps et fait bénéficier l’association de ses connaissances et de son savoir-faire sans contrepartie en argent ou en nature. Son activité associative ne peut donc pas l’enrichir, ni financièrement, ni matériellement.

Quels frais peuvent être remboursés ?

Une association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles, à la condition que ces frais correspondent à des dépenses qui sont :

 réelles (la tâche aura due être accomplie),

 justifiées (par une facture ou des reçus divers remis par les commerçants ou les prestataires de service),

 engagées pour les besoins de l’activité associative,

 et proportionnelles à cette activité (toute demande de remboursement qui présenterait un caractère somptuaire pourrait être considérée par l’administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts).

Lorsque ces conditions sont réunies, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par l’association.

Comment procéder ?

Il est fortement conseillé à l’association de demander aux bénévoles d’établir des notes de frais, accompagnées des justificatifs originaux de ces frais, au centime d’euro près. Effectivement, tout remboursement supérieur aux frais réels ou sur des frais non justifiés pourra être perçu par l’administration du travail ou l’Urssaf comme une rémunération, et donc comme du travail dissimulé. Ceci entraînerait des conséquences financières importantes pour l’association (cotisations sociales, taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), ainsi que pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

L’association devra conserver ces justificatifs pendant au moins 4 ans.

Pour des raisons de simplification administrative, une association peut décider de rembourser ses bénévoles sur des bases forfaitaires et non pas aux frais réels. Cette méthode est à proscrire si l’approximation par rapport aux frais réellement engagés est difficile à prouver, mais elle pourra être intéressante pour les frais kilométriques et les forfaits repas. Pour ces frais, l’association devra rester dans la limite des barèmes fixés par l’administration au début de chaque année civile (barèmes disponibles sur le site des impôts ou sur celui de l’Urssaf.

Il est conseillé que l’instance dirigeante fixe clairement les règles internes à l’association pour le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d’éviter tout malentendu ; ces règles seront ensuite communiquées aux bénévoles ou intégrées au règlement intérieur (s’il existe) pour favoriser la transparence.

Ces règles pourront notamment préciser : la nature des frais remboursables ; le plafond de remboursement ; le mode de calcul du remboursement ; la distinction éventuelle selon le statut personnel des bénévoles (par exemple, des frais remboursés uniquement pour les bénévoles qui sont étudiants et chômeurs) ; etc.

Pour en savoir plus :

 Consultez le site du ministère chargé de la vie associative

 Téléchargez les fiches pratiques  :
- celle du ministère
- celle de la DRDJSCS CVLL

Article connexe : Reçus de dons (quelles associations peuvent émettre des reçus fiscaux pour leurs donateurs ?)